想换公司秘书？照这个顺序来。

为什么要换

很少纯粹因为价钱。通常是一次漏掉的提醒、银行查询时没人回的邮件，或者发现「公司秘书」只是 BizFile 记录上的一个名字。只在事情逾期时才出现的秘书，不是在做这份工作；这份工作是确保没有东西逾期。

正确的顺序

公司必须随时有秘书在任——法律只容忍很短的空缺，秘书席位空着本身就是违规。所以顺序是：先委任新秘书，再接受旧秘书辞职，然后把两项变更一起报给 ACRA。呈报通常由新服务商当作第一件事来办。绝对不要做的是：先让旧的辞职，慢慢去比价，几个月后才委任新的。那段空档在记录上看得见。

交接清单

新秘书只能追他看得见的东西。向旧服务商索取法定登记册（股东、董事、秘书、控制人、挂名董事）、会议记录簿和历年决议、公司章程、最后一套已呈报的账目和年度申报，以及任何与 ACRA 或 IRAS 未了的往来信件。如果登记册放在 BizFile 上，权限要转移。有股票证书或公司印章的，也一并移交。好的新秘书会把这份清单发给你；好的旧秘书早就准备好了。

避开 AGM 季节

最糟的换秘书时机，是年度申报到期前一个月、账目还没签。最好的时机，是刚报完一次年度申报之后——记录干净、下一个截止日还远、新秘书有一整个周期来设提醒。如果你正处在危机中（申报已经逾期、董事失联），那也要换，但第一天就把实情告诉新服务商，他们才能先呈报、再整理。

问新秘书的三个问题

三个问题。实际担任秘书的是谁——一位有名有姓、有资格的人，还是一家你永远说不上话的公司？他们的提醒流程是什么，多早开始？你不回复的时候会怎样——停下来，还是继续追？我们对最后一题的答案是：继续追。客户常拿这个开我们玩笑。我们当作赞美。

延伸阅读：年度申报逾期为什么罚董事、我们的公司秘书服务人事与薪资。